Faturas em PDF: o que muda para as empresas a 1 de janeiro de 2027

Pense-se numa distribuidora de material elétrico em Leiria que emite 1.200 faturas por mês. O programa de faturação certificado gera cada documento com o ATCUD e o código QR, comunica os dados à Autoridade Tributária e Aduaneira e envia o PDF por email ao cliente. Nenhum desses ficheiros leva assinatura eletrónica. Até 31 de dezembro de 2026, isto não levanta problemas, porque a lei trata esse PDF como fatura eletrónica para todos os efeitos fiscais.

A equiparação foi desenhada como exceção. Surgiu em 2020 entre as medidas da pandemia e foi prorrogada sucessivamente até ao Orçamento do Estado para 2026, que a prolongou até ao fim deste ano. A partir de 1 de janeiro de 2027, a fatura eletrónica volta a depender das garantias que o Decreto-Lei n.º 28/2019 exige e que o diploma concretiza em três vias: assinatura eletrónica qualificada, selo eletrónico qualificado ou intercâmbio eletrónico de dados.

Circula no mercado uma versão simplificada desta mudança, segundo a qual o PDF sem assinatura deixa de ter qualquer validade. A realidade é mais estreita e, em certos pontos, mais incómoda. O PDF simples, isto é, sem assinatura nem selo qualificado, deixa de ser fatura eletrónica. Isso não o torna automaticamente inválido para o cliente deduzir o IVA, porque a própria AT já o aceitou como suporte da dedução num ofício-circulado de 2024. Muda o estatuto do documento, muda a forma de o arquivar e muda, para as micro e PME, a forma de faturar a entidades públicas.

Este texto explica o que diz a lei, o que muda em concreto no dia 1 de janeiro, o que a AT já assumiu sobre o direito à dedução e onde ficam as dúvidas que nenhum diploma resolve. Termina com os passos que recomendamos a quem emite faturas, a quem as recebe e a quem fatura ao Estado.

A regra e a exceção

O diploma de referência é o Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, que consolidou as regras de processamento de faturas e de conservação de documentos fiscalmente relevantes. A alínea d) do artigo 2.º define fatura eletrónica como a fatura emitida e recebida em formato eletrónico. O Código do IVA acrescenta uma condição que costuma passar despercebida: a emissão por via eletrónica depende da aceitação do destinatário (n.º 10 do artigo 36.º). Uma empresa pode continuar a faturar em papel a quem não aceite faturas eletrónicas e nada muda nesse ponto em 2027.

O artigo 12.º do mesmo decreto-lei trata das garantias. Uma fatura eletrónica tem de assegurar a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo. Traduzido para a linguagem de quem gere uma empresa, tem de ser possível provar quem emitiu o documento e que ninguém lhe mexeu depois de emitido. Um PDF simples não prova nenhuma das duas coisas, porque qualquer editor de PDF altera um valor ou um NIF sem deixar rasto visível. O diploma aponta três formas de fechar essa porta:

• Assinatura eletrónica qualificada: associa o documento a uma pessoa singular, tipicamente um gerente, administrador ou procurador com poderes para representar a empresa.
• Selo eletrónico qualificado, nos termos do Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido por eIDAS: associa o documento à própria pessoa coletiva.
• Intercâmbio eletrónico de dados (EDI): troca de ficheiros estruturados entre os sistemas das duas empresas, desde que emitente e destinatário celebrem um acordo que siga as condições do «Acordo tipo EDI europeu», aprovado pela Recomendação 94/820/CE da Comissão.

O adjetivo «qualificado» tem um conteúdo técnico preciso. Só um prestador de serviços de confiança reconhecido ao abrigo do eIDAS pode emitir certificados qualificados. É isso que dá à assinatura ou ao selo o efeito jurídico mais forte que o regulamento prevê para um documento eletrónico. O próprio Decreto-Lei n.º 28/2019 aceitou, até 31 de dezembro de 2020, assinaturas e selos apenas «avançados», um patamar abaixo. A partir de 2021, passou a exigir a versão qualificada.

Na prática, a pandemia adiou os efeitos dessa regra. Em 2020, o legislador passou a aceitar faturas em PDF como faturas eletrónicas e essa exceção foi sendo renovada. Nos três últimos orçamentos, a fórmula repete-se palavra por palavra, mudando apenas o ano.

A expressão decisiva é a última, «para todos os efeitos previstos na legislação fiscal». Enquanto a norma vigora, um PDF simples vale o mesmo que um PDF assinado, seja para o IVA, para o arquivo ou para qualquer outro fim fiscal. Quando deixar de vigorar, cai a equiparação e o PDF simples passa a ser apreciado segundo as regras gerais.

O que muda, exatamente

A 1 de janeiro de 2027 acontecem três coisas, com alcances muito diferentes.

A primeira é a que dá título a este texto. O PDF sem assinatura qualificada, sem selo qualificado e fora de um circuito EDI deixa de ser fatura eletrónica. Para o emitente, enviar o ficheiro por email deixa de bastar para cumprir o Decreto-Lei n.º 28/2019 enquanto fatura eletrónica. O destinatário passa a receber um documento cujo estatuto a lei deixa de definir de forma expressa.

A segunda toca apenas quem vende ao Estado. O Decreto-Lei n.º 111-B/2017 transpôs a Diretiva 2014/55/UE e obriga os fornecedores de entidades públicas a faturar num formato estruturado, o CIUS-PT, que é a especificação portuguesa da norma europeia EN 16931. As grandes empresas estão obrigadas desde 2021. Para as micro, pequenas e médias empresas (e para as entidades públicas quando são elas o fornecedor), a obrigação foi sendo dispensada. O n.º 2 do artigo 260.º da Lei n.º 73-A/2025 prolongou essa dispensa até 31 de dezembro de 2026. Um gabinete de engenharia com oito pessoas que presta serviços a uma câmara municipal passa, em janeiro, a enviar um ficheiro estruturado em vez de um PDF, assinado ou não.

A terceira é de calendário. O mesmo artigo 95.º do Orçamento para 2026 adiou o ficheiro SAF-T (PT) da contabilidade, que servirá para preencher os anexos A e I da IES. A obrigação aplica-se aos períodos de 2027 e seguintes, com a primeira entrega em 2028, pelo que o ano que começa a 1 de janeiro de 2027 é o primeiro cuja contabilidade terá de seguir para a AT nesse formato. O trabalho de preparação cabe sobretudo ao contabilista e pode ser feito ao longo do ano.

Em resumo, para os casos mais comuns:

Na prática, a mudança chega a situações muito diferentes. A distribuidora de Leiria é o caso típico do lado de quem emite: volume alto, envio automático e nenhum controlo sobre a forma como o cliente arquiva o ficheiro. Uma construtora que recebe 400 faturas de fornecedores por mês está do lado oposto e depende de dezenas de terceiros que podem ou não adaptar-se a tempo. Um consultor em nome individual que passa faturas-recibo no Portal das Finanças usa uma aplicação da própria AT, que o ofício de 2024 abrange expressamente. Nas vendas a consumidores finais, o impacto é residual, porque o consumidor não deduz IVA e os dados da fatura chegam à AT pela comunicação obrigatória do emitente.

Há também o que fica igual. As faturas continuam a ter de ser processadas por programa certificado, quando a empresa está obrigada a usá-lo, continuam a levar ATCUD e código QR e continuam a ser comunicadas à AT nos prazos atuais. A obrigação de faturar e os prazos de emissão mantêm-se. A mudança está na forma como o documento viaja entre empresas e na prova de que não foi alterado pelo caminho.

O IVA de quem recebe

Do lado de quem compra, a dúvida é direta. Se um fornecedor continuar a enviar PDF simples em fevereiro de 2027, o IVA dessa fatura pode ser deduzido?

O Código do IVA responde com uma condição formal: só confere direito à dedução o imposto mencionado em faturas passadas na forma legal, segundo a alínea a) do n.º 2 do artigo 19.º. Resta saber se um PDF simples, sem a equiparação do orçamento, continua a ser uma fatura passada na forma legal.

A AT respondeu a essa pergunta antes de ela se tornar urgente. O Ofício-Circulado n.º 25043/2024, de 13 de novembro, emitido pela Direção de Serviços do IVA, separa dois conceitos que o mercado mistura com frequência. Uma fatura processada por programa informático de faturação não é necessariamente uma fatura eletrónica no sentido do Decreto-Lei n.º 28/2019. E o Código do IVA manda processar as faturas em duplicado, com o original para o cliente e a cópia para o arquivo do fornecedor (n.º 4 do artigo 36.º), sem impor o suporte em que o original é entregue.

Dois pormenores dão peso a este texto. O primeiro é que o raciocínio não depende da norma transitória. O ofício cita a equiparação do orçamento e faz o enquadramento «sem prejuízo» dela, apoiado apenas no Código do IVA e no Decreto-Lei n.º 28/2019, pelo que nada no texto indica que a conclusão caduque a 31 de dezembro. O segundo é que a administração tributária está vinculada às orientações genéricas que publica, por força do n.º 1 do artigo 68.º-A da Lei Geral Tributária. Enquanto o ofício vigorar, a AT não deve recusar uma dedução com o argumento de que o PDF não tinha assinatura.

O ofício trata do IVA. Há três pontos que deixa em aberto e que um diretor financeiro deve ter presentes.

O arquivo. O Decreto-Lei n.º 28/2019 manda conservar os documentos fiscalmente relevantes durante dez anos e exige que as faturas emitidas e recebidas por via eletrónica fiquem guardadas sem alterações, por ordem cronológica e exclusivamente em formato eletrónico. Para o papel, prevê a digitalização com controlos de integridade e a destruição dos originais depois de exercida a dedução e feito o registo previsto no n.º 4 do artigo 44.º do Código do IVA. O PDF simples de 2027 não encaixa bem em nenhuma das duas categorias: deixou de ser fatura eletrónica e nunca foi papel. A lei não diz como se arquiva um documento nesta posição. A resposta prudente é guardar o ficheiro exatamente como foi recebido, num repositório com controlos que impeçam alterações e com cópia de segurança noutro local, que é o padrão que o diploma exige a qualquer arquivo eletrónico. Imprimir o PDF e apagar o ficheiro é a pior das opções.

A estabilidade da doutrina. Um ofício-circulado vincula a administração tributária enquanto vigora. Os tribunais apreciam a lei com autonomia e a própria AT pode rever a orientação, sobretudo se o legislador vier a clarificar o estatuto do PDF depois de 2026. Para uma fatura de valor elevado, subsiste uma margem de risco, ainda que pequena.

O calendário. A equiparação do PDF foi prorrogada sucessivamente desde 2020, nos três últimos anos através do Orçamento do Estado. O Governo tem de entregar a proposta de Orçamento para 2027 até 10 de outubro e nada impede que inclua mais um ano de exceção. Também nada o garante. À data deste texto, a única norma em vigor termina a 31 de dezembro de 2026. Planear a transição a contar com uma prorrogação é apostar numa norma que ainda não existe.

A assinatura, na prática

Para quem emite, cumprir a partir de janeiro passa por uma das três vias do artigo 12.º. A escolha depende do volume de faturas, de quem representa hoje a empresa e do programa de faturação em uso.

Existe uma via pública e gratuita. O SAFE, Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, disponibilizado pelo Estado na plataforma autenticacao.gov, permite que um administrador, gerente, diretor ou procurador assine faturas a partir do próprio programa de faturação, desde que o programa esteja integrado com o serviço. O gestor autentica-se com o Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital e associa ao programa uma conta de assinatura ligada aos atributos profissionais que tem registados no SCAP, o Sistema de Certificação de Atributos Profissionais, que atesta que aquela pessoa representa aquela empresa. O Estado não cobra taxas pela integração nem pela utilização, embora o fabricante do programa possa ter as suas próprias condições. A lista de programas compatíveis está publicada no site do serviço e soma várias dezenas de soluções.

O limite do SAFE é depender de uma pessoa. Se o gerente que assina sai da empresa ou perde poderes de representação, a assinatura tem de passar para outra pessoa com atributos válidos. Numa empresa pequena com um sócio-gerente estável, isto quase nunca pesa. Numa empresa com rotação na gestão ou com faturação distribuída por várias equipas, pesa bastante.

O selo eletrónico qualificado resolve esse ponto, porque identifica a própria empresa. É emitido por prestadores qualificados de serviços de confiança, tem custo e prazo de validade e integra-se no programa de faturação ou numa plataforma intermédia que sela cada documento no momento da emissão. É a solução mais natural para quem emite centenas ou milhares de faturas por mês de forma automática, como a distribuidora de Leiria.

O intercâmbio eletrónico de dados é a terceira via e a menos comum nas PME. Emitente e destinatário trocam ficheiros estruturados entre sistemas, ao abrigo de um acordo que siga o modelo europeu, o que o torna habitual nas relações com a grande distribuição e com grandes clientes industriais. A partir de janeiro, o formato estruturado passa também a ser o caminho obrigatório das micro e PME que vendem a entidades públicas, normalmente através de plataformas de faturação eletrónica que tratam o formato CIUS-PT, a assinatura e a entrega num só serviço.

Do lado de quem recebe, a verificação é simples. Um PDF com assinatura ou selo qualificado mostra, nos leitores de PDF mais comuns, quem assinou e se o ficheiro foi alterado depois da assinatura. Essa prova só existe no ficheiro original. Uma impressão, ou um PDF regravado a partir de outro programa, perde-a.

A ativação tem quatro passos: confirmar que o programa suporta a via escolhida, obter o certificado ou os atributos no SCAP, associá-los ao programa e testar a emissão com clientes reais. É um trabalho de dias, se não ficar para as últimas semanas do ano, quando é previsível que fabricantes e prestadores tenham a procura concentrada.

Como aplicar este conhecimento

Nos projetos que acompanhamos, a fatura é a peça central de cada pedido de pagamento a fundos europeus. Fica no dossier do projeto durante anos, à espera de uma verificação no local ou de uma auditoria. É por esse ângulo que olhamos para 1 de janeiro de 2027.

O ofício de 2024 dá às empresas uma rede de segurança no IVA. A forma como um técnico de verificação de um programa do Portugal 2030 ou do PRR vai olhar para um PDF simples emitido em 2027 é outra questão e, tanto quanto sabemos, nenhuma orientação das autoridades de gestão a abordou ainda de forma explícita. Numa despesa elegível de 80 mil euros, não vemos razão para correr esse risco quando a alternativa é pedir ao fornecedor um ficheiro assinado.

Para quem emite faturas, recomendamos três passos:

• Decidir a via até ao fim de outubro. Perguntar ao fornecedor do programa de faturação se suporta o SAFE, o selo qualificado ou ambos, quanto custa e em quanto tempo ativa. Com essa resposta, a escolha entre a assinatura do gerente e o selo da empresa costuma ser evidente.
• Testar em novembro com clientes reais. Emitir faturas assinadas para dois ou três clientes, confirmar que a assinatura aparece como válida do lado deles e corrigir o que falhar antes de dezembro.
• Escolher uma solução que também produza CIUS-PT. Quem vende a entidades públicas precisa dela já em janeiro. Quem vende a empresas de outros Estados-Membros vai precisar dela em 2030.

Para quem recebe faturas, o trabalho é de inventário:

• Identificar os fornecedores que enviam PDF simples, a começar pelos 20 de maior valor e por todos os que faturam despesas de projetos cofinanciados. Perguntar-lhes, ainda este ano, o que vão fazer a partir de janeiro.
• Guardar os ficheiros tal como chegam, num arquivo com controlo de alterações e cópia de segurança. O PDF recebido nunca deve ser substituído por uma impressão digitalizada.
• Juntar o Ofício-Circulado n.º 25043/2024 ao dossier fiscal do exercício, como fundamento documentado das deduções feitas com base em PDF simples.

Uma última nota de calendário. A proposta de Orçamento do Estado para 2027 será conhecida até 10 de outubro. Se trouxer nova prorrogação, as empresas que já ativaram a assinatura não perdem nada, apenas cumprem a regra definitiva mais cedo. Se não trouxer, quem esperou fica com menos de três meses para fazer o que podia ter feito com tempo.