EIT EdTech Conference Open Call

Um concurso para organizar a conferência, não para financiar I&D

O EIT EdTech Conference Open Call é uma chamada pouco habitual no panorama dos instrumentos europeus. Não financia investigação, não financia produto, não financia investimento. O que está em jogo é a seleção de uma entidade ou consórcio para conceptualizar, organizar e entregar uma conferência europeia de alto nível sobre EdTech sob a chancela do EIT, o Instituto Europeu de Inovação e Tecnologia.

Trata-se, em rigor, de um contrato de serviço de organização de evento, articulado em formato de open call público sob o ecossistema Horizon Europe e operacionalizado pelo EIT Urban Mobility. O vencedor assume a entrega end-to-end do evento, da agenda à logística, passando pela mobilização de oradores, parceiros institucionais e audiência multi-stakeholder europeia.

Necessidades que este instrumento resolve

Esta chamada é uma oportunidade de visibilidade institucional ao nível europeu para uma entidade já posicionada no ecossistema EdTech. Não é financiamento operacional disfarçado, é a hipótese de associar a marca da organização ao maior fórum europeu nesta área num ano determinado.

• Prémios e visibilidade: ser selecionado significa carregar a chancela EIT na comunicação do evento, com o efeito reputacional associado de ser o operador europeu da conferência. Para hubs, polos de inovação ou organizadores B2B em educação, é um prémio de visibilidade comparável a um selo institucional, ainda que em contrapartida de execução exigente.

Perfil de elegibilidade

A elegibilidade jurídica é alargada: qualquer entidade legal estabelecida em Estados-Membros da UE ou em países associados ao Horizon Europe, candidatura individual ou em consórcio com complementaridade demonstrada de competências. Na prática, contudo, o filtro está nos critérios qualitativos.

• Histórico em conferências de alto nível: experiência comprovada em organização de eventos europeus ou internacionais com escala equivalente. Não é um call para entidades a estrear-se neste tipo de operação.
• Posicionamento no ecossistema EdTech: a entidade ou consórcio precisa de demonstrar densidade de relação com escolas, universidades, startups, corporates de educação e instituições europeias relevantes para o tema.
• Capacidade end-to-end: equipa interna e parceiros para gerir programa, comunicação, marketing, plataforma digital, viagens e estadia de oradores, materiais, inscrições e logística geral.
• Mobilização multi-stakeholder europeia: capacidade demonstrada de atrair, num único evento, decisores públicos, indústria, investidores, investigadores, escolas, universidades e startups.

Dotação e cofinanciamento

Esta é uma das particularidades do call: a dotação por projeto e a taxa de cofinanciamento não estão publicadas na página pública. Em open calls EIT análogos, os tetos contratuais são definidos em sede de proposta e comunicados em fase de avaliação, com limites contratuais discutidos diretamente com a equipa do EIT durante a negociação do grant.

As despesas elegíveis seguem o padrão habitual de open calls de organização de evento: honorários da equipa de organização, produção do evento, comunicação e marketing, plataforma digital, viagens e estadias de oradores, materiais, inscrições e logística. Não são valores residuais, mas também não comparáveis a um grant de I&D Horizon de vários milhões.

O que pesa na avaliação

Os critérios de seleção não são publicados de forma explícita na página, mas o call sinaliza com clareza as dimensões valorizadas:

• Track record verificável: referências concretas de eventos europeus ou internacionais já entregues, com escala, audiência e impacto comparáveis ao que está em jogo.
• Profundidade do ecossistema EdTech: não basta ter capacidade logística. É preciso demonstrar relação real com os atores do setor, com nomes, parcerias passadas e densidade da rede.
• Cobertura funcional: equipa ou consórcio com competências distribuídas que permita executar todas as componentes sem dependências críticas externas.
• Capacidade de mobilização europeia: evidência de que o evento atrairá audiência multi-stakeholder de várias geografias, não apenas do país sede.

O que recomendamos

Este open call não tem aplicação direta no perfil maioritário dos clientes da Open Capital, que são PME e mid-caps a procurar financiamento operacional ou de investimento. É um call de nicho, dirigido a um perfil muito específico: organizadores profissionais de eventos europeus, hubs e polos de inovação consolidados, escolas de negócios com capacidade institucional ou associações empresariais com infraestrutura de eventos.

Para esse perfil, a recomendação é avaliar friamente o custo de oportunidade. Organizar uma conferência europeia EIT é uma operação intensa em equipa e em capital de gestão, com risco reputacional não trivial caso a entrega fique aquém do esperado. O retorno é principalmente reputacional, não financeiro. Faz sentido se a entidade tem ambição estratégica clara de afirmação no ecossistema EdTech europeu e capacidade interna para entregar sem recorrer a soluções de emergência.

Para entidades portuguesas com perfil ajustado, a participação no webinar de 7 de maio é condição prática para uma decisão informada. O ideal é entrar nesse momento com a candidatura já estruturada em rascunho, para usar a sessão para clarificar dúvidas operacionais que afetam a forma como a proposta deve ser construída.